POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE POUR LA PRISE DE RENDEZ-VOUS ET LE SERVICE DE CON-SEIL EN LIGNE
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Nous attachons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel, et cela vaut aussi et surtout pour l’offre de conseil en ligne. Pour répondre à cette exigence, nous avons sélectionné une plate-forme de conseil en ligne qui offre des niveaux de sécurité élevés. Dans la présente politique de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur l'étendue, la nature et la finalité de la collecte et du traitement de vos données, ainsi que sur l'utilisation de cookies.
L'offre de conseil vient compléter le service de conseil pour immigrés adultes (« Migrationsberatung für Erwachsene » - « MBE ») de l'AWO dans toute la République fédérale d'Allemagne et est subventionnée par le ministère fédéral de l'Intérieur (« Bundesministerium des Innern und für Heimat » - « BMI »).
1. Validité
La politique de confidentialité suivante s'applique à l'utilisation du site Internet URL awo.flexperto.com (dénommé ci-après la plateforme ou le service de conseil en ligne). La plateforme est exploitée par la société Flexperto GmbH (Neue Grünstraße 27, 10179 Berlin) et permet la communication numérique entre les demandeurs de conseil et les employés du service de conseil pour immigrés adultes d'AWO (dénommé ci-après « le Conseiller / la Conseillère »).
2. Organismes responsables
Les organismes responsables du traitement des données sont les différents prestataires de services de conseil pour immigrés adultes d’AWO auprès desquels les demandeurs de conseil ont réservé un rendez-vous.
3. Remarques générales
Dans le cadre de nos services de conseil en ligne, nous avons recours aux services de la société Flexperto GmbH (Neue Grünstraße 27, 10179 Berlin) à des fins de collaboration, de stockage de fichiers et de communication avec les demandeurs de conseils. Cela comprend également le traitement de données. Par exemple, si vous participez à une vidéoconférence via Flexperto, des données de contenu telles que des données textuelles, audio, vidéo et photo, mais aussi des données d'utilisation (par exemple, des métadonnées) et des données fonctionnelles (par exemple, des données d'accès et de connexion) sont traitées. Le traitement a lieu aux fins de l'exécution d'un contrat de conseil ou de la conclusion d'un tel contrat avec vous, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Même si vos données sont traitées par Flexperto au sein de l'UE, un accès théoriquement possible depuis les États-Unis ne peut pas être totalement exclu. Dans ce cas, Flexperto a conclu des clauses contractuelles standard avec ses sous-traitants et a pris de nombreuses mesures supplémentaires, telles que, en particulier, le cryptage de bout en bout des contenus vidéo. Afin de garantir que la société Flexperto GmbH et ses sous-traitants traitent vos données à caractère personnel de manière consciencieuse, nous avons conclu un accord conformément à l'article 28 du RGPD. Vous trouverez de plus amples informations sur le transfert vers un pays tiers au paragraphe 3.3 ci-dessous et sur les transferts vers des pays tiers à d'autres fins au paragraphe 6 de la présente politique de confidentialité. Vous disposez des droits garantis par les articles 15 et suivants du RGPD.
4. Traitement de vos données
4.1 Collecte automatisée des données
Lorsque vous accédez à la plate-forme, votre navigateur Internet transmet automatiquement, pour des raisons techniques, des données sur chaque accès à notre plate-forme (il s’agit de ce que l’on nomme les « fichiers journaux » du serveur). Les données suivantes sont alors traitées :
- Adresse IP, pendant 30 jours
- Type / version du navigateur, pendant 30 jours,
- Système d'exploitation utilisé, pendant 30 jours,
- Date et heure de l'accès
- URL du site Internet visité précédemment
- Quantité de données envoyées
La consultation de ces données est d'abord nécessaire pour que vous puissiez accéder au portail. Dans certains cas, nous nous réservons en outre le droit de procéder à un stockage supplémentaire de 60 jours afin d'élucider des comportements illégaux ou abusifs.
4.2 Données que vous avez saisies vous-même
Pour utiliser la plate-forme, vous n'avez pas besoin de vous inscrire avec un mot de passe. Il suffit d'indiquer votre prénom, votre nom et votre adresse électronique.
Entretien immédiat
Pour un entretien immédiat, vous pouvez communiquer directement, en indiquant votre prénom et votre nom, avec un conseiller par voie numérique, sans avoir à indiquer votre adresse électronique.
Prise de rendez-vous et formulaire de contact
Pour fixer un rendez-vous, nous vous prions d'utiliser notre formulaire de contact. En outre, vous pouvez, au moyen du formulaire de contact, envoyer un message à votre conseiller. Dans ce cadre, nous traitons les données suivantes : prénom, nom, adresse électronique et contenu du champ de texte. Pour la prise de rendez-vous par téléphone, nous vous demandons également votre numéro de téléphone. Pour les rendez-vous sur place, nous vous demandons également votre adresse. L'adresse électronique est utilisée pour vous envoyer des messages en cas d'événements importants, tels que par exemple la confirmation d'un rendez-vous.
Données traitées dans le cadre de la consultation vidéo
Les données pour la fourniture de conseils en ligne par « chat » audio et vidéo (données de streaming) sont toujours transmises de manière cryptée selon l'état de la technique. Les communications écrites échangées, les fichiers échangés ainsi que tous les contenus de l'écran principal central (« tableau blanc ») utilisé pour la visualisation et le service de conseil sont transmis et enregistrés sous forme cryptée. Nous attirons votre attention sur le fait que des données à caractère personnel telles que votre nom, votre adresse ou d'autres informations peuvent également être enregistrées à cette occasion, au cas où vous souhaitez les échanger volontairement au moyen des fonctions susmentionnées.
Signature numérique
Le service de conseil en ligne offre également la possibilité de signer des formulaires par signature numérique. Dans le cadre de ce service « signature numérique », des données relatives au comportement d'écriture sont saisies. Il s'agit en particulier du sens de l'écriture, des pauses, de la vitesse d'écriture et de l'horodatage. En outre, toutes les données à caractère personnel supplémentaires, telles que le nom et l'adresse, qui sont fournies lors du remplissage d'un formulaire signé numériquement, sont collectées et enregistrées sous forme cryptée.
4.3 Analyse de l'utilisation
Lors de la visite du site Internet, nous établissons des méta-statistiques sous forme anonymisée en vue d'améliorer la plate-forme. Il s'agit en particulier de caractéristiques concernant les indications sur le début et la fin ainsi que l'étendue de l'utilisation de la plate-forme. Les données à caractère personnel que vous avez saisies ne sont pas utilisées. Il n'est pas possible de tirer des conclusions sur votre personne. Les données d'analyse sont transmises au prestataire de services techniques conformément au point 6.2 de la présente politique de confidentialité afin d'améliorer le site Internet.
Le service de conseil en ligne utilise également plusieurs services de Google (reCAPTCHA, Google Maps, Fonts). Vous trouverez de plus amples explications dans la section « Informations sur les cookies ».
5. Mentions légales
5.1 Transmission de données ; prestataires de services
En principe, la transmission de vos données à caractère personnel sans votre consentement préalable exprès n'a lieu que dans les cas mentionnés ci-dessous :
Si cela sert à élucider une utilisation illégale de la plate-forme ou que cela est nécessaire dans le cadre de poursuites judiciaires, les données à caractère personnel sont transmises aux autorités de poursuite pénale ainsi que, le cas échéant, à des tiers, par exemple des prestataires de services technologiques pour l'évaluation des données ou des prestataires de services pour le traitement juridique du cas concret. Cela ne se produit toutefois que s'il existe des indices concrets d'un comportement illégal ou abusif. Une transmission peut également avoir lieu si elle sert à l’application des conditions d'utilisation ou d'autres accords.
5.2 Traitement des commandes et lieux d'hébergement
Le prestataire principal, Flexperto, a conclu des relations de sous-traitance avec des sous-traitants conformément au point 9 de la convention sur le traitement des commandes :
(1) velia.net Internetdienste GmbH
Fonction / activité : Hébergement sur serveur dédié pour le service de conseil en ligne
Siège [ville, pays] : Hanau, Allemagne
Lieu de traitement des données à caractère personnel : Allemagne
Mesures contractuelles / garanties : traitement des commandes
Certificats : l'espace de colocation du prestataire de services est certifié ISO 27001.
(2) iS2 Intelligent Solution Services AG
Fonction / activité : Signature électronique
Siège : Am Bäckeranger 2, 85417 Marzling
Lieu de traitement des données à caractère personnel : Allemagne
Mesures contractuelles / garanties : contrat
Certificats : iS2 a été certifié par le VdS dans le domaine de la sécurité de l'information avec le label VdS 10000. Les directives VdS 10000 se basent sur les normes reconnues ISO 27001 et la protection informatique de base selon l’office fédéral de la sécurité informatique (« Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik » - « BSI »).
Protection : cryptage puissant des données avec AES-256 et RSA-2048
(3) Vonage B.V.
Fonction / activité : PaaS (« Platform-as-a-service ») pour l'architecture de streaming vidéo, audio et de partage d'écran (centre de données à Francfort, Allemagne (exploité par AWS))
Siège : Amsterdam, Pays-Bas
Lieu de traitement des données à caractère personnel : Allemagne
Mesures contractuelles / garanties : traitement des commandes
Certificats : le centre de données est certifié ISO 27001, 27017 et 27018.
Données traitées : RTC Media in Flight : données vidéo, audio et de partage d'écran
Protection : Un cryptage de bout en bout des données, de sorte que ni Flexperto, ni le prestataire de services Vonage ne peuvent avoir accès aux données.
Statistiques d'utilisation et métadonnées : L'adresse IP des participants à la session est traitée séparément. L'adresse IP est anonymisée dans un délai de sept jours à compter de l'établissement réussi de la session. L'adresse IP est stockée de manière isolée de toutes les autres données à caractère personnel.
(4) Cronofy Ltd.
Fonction / activité : PaaS (« Platform-as-a-service ») pour la synchronisation des données de calendrier (centre de données à Francfort, Allemagne (exploité par AWS))
Siège : Nottingham, Royaume-Uni
Lieu de traitement des données à caractère personnel : Allemagne
Mesures contractuelles / garanties : traitement des commandes
Certificats : le centre de données est certifié ISO 27001, 27017 et 27018. Le prestataire de services est certifié ISO 27001.
Données d'authentification du calendrier : Données nécessaires à l'authentification auprès du système de calendrier concerné.
Données du calendrier : Données relatives à l'événement enregistré dans le calendrier. Dans ce cas, le traitement se limite à la date, à la durée et à la disponibilité.
(5) Telekom Deutschland GmbH
Fonction / activité : mise à disposition et exploitation de l'infrastructure informatique (Open Telekom Cloud)
Siège [ville, pays] : Bonn, Allemagne
Lieu de traitement des données à caractère personnel : Allemagne, Pays-Bas, Hongrie, Slovaquie
Mesures contractuelles / garanties : traitement des commandes
Certificats : le prestataire de services est certifié ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et BSI C5.
5.3 Transfert vers des pays tiers
La société Flexperto GmbH et ses sous-traitants peuvent être situés aussi bien au sein l'Espace économique européen (« EEE ») qu’en dehors de celui-ci. Actuellement, seule votre adresse IP est transmise à des prestataires de services situés en dehors de l'EEE lors de l'utilisation du service de conseil en ligne pour la mise à disposition de la communication numérique et à des fins d'analyse de l'utilisation. Votre adresse IP est complètement et irréversiblement anonymisée passé un délai maximal de 30 jours. Dans le cas où des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'EEE, ce transfert a lieu exclusivement dans le respect des conditions prévues par la loi. Dans ce contexte, le transfert de vos données en dehors de l'EEE est limité autant que possible.
6. Cookies
Pour une utilisation simple et pratique de la plate-forme, nous utilisons des cookies. Lorsque vous visitez l'une des pages de la plate-forme, les serveurs envoient un cookie à votre ordinateur. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont généralement stockés sur votre ordinateur pour la durée de la session en cours, autrement dit jusqu'à la fermeture de votre navigateur, mais dans certains cas également au-delà. En soi, les cookies ne vous identifient pas personnellement. Ils reconnaissent uniquement votre navigateur web. Si vous ne vous identifiez pas vous-même auprès de nous - en remplissant un formulaire en ligne -, vous restez anonyme pour nous. Vous pouvez toutefois supprimer les cookies à tout moment
Nous utilisons des cookies dans le cadre du service de conseil en ligne de la manière suivante :
- Identification par les cookies de session
Au moment où vous utilisez notre plateforme, nous plaçons automatiquement un cookie pour reconnaître votre navigateur (un cookie dit de session). La plupart des navigateurs acceptent les cookies, mais il est possible de configurer le navigateur pour qu'il refuse tous les cookies. Dans ce cas, la plate-forme ne fonctionnera pas correctement. Vous pouvez toutefois supprimer les cookies à tout moment. - Cookies persistants ou permanents
Ces cookies restent enregistrés même après la fermeture de votre navigateur ou l'extinction de votre ordinateur. Nous utilisons des cookies persistants pour identifier les navigateurs qui ont déjà visité notre plate-forme. Lorsque vous nous fournissez certaines données à caractère personnel, un identifiant unique vous est attribué. Cet identifiant unique est lié à un cookie persistant que nous plaçons dans votre navigateur web. Nous veillons particulièrement à la sécurité et à la confidentialité des informations stockées dans les cookies persistants. Par exemple, aucun numéro de compte ou mot de passe n'est stocké dans les cookies persistants. Si vous désactivez la réception de cookies dans votre navigateur web, vous ne pourrez pas utiliser pleinement nos services.
7. Bannière de cookie
Pour demander votre consentement à l'installation de cookies, nous utilisons une bannière de cookies de notre sous-traitant, Flexperto. Pour ce faire, Flexperto utilise l'application open source « KLARO ». KLARO ne reçoit aucune donnée à caractère personnel de votre part.
Un cookie est placé sur votre appareil pour enregistrer les choix que vous avez faits, afin que vous n'ayez pas à refaire vos choix à chaque fois. Si vous souhaitez révoquer le consentement que vous avez donné, cliquez sur le lien « Modifier les paramètres des cookies » dans le pied de page, ensuite de quoi s’ouvre la fenêtre de paramétrage où vous pouvez effectuer les réglages à l'aide du curseur. Si vous supprimez vos cookies dans le navigateur, vous supprimez également le cookie sur le choix que vous avez fait, c'est pourquoi nous vous demandons à nouveau de donner votre consentement.
8. Vos droits en tant que personne concernée par le traitement des données
Conformément à la législation en vigueur, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez adresser votre demande par courrier électronique à votre conseiller ou à votre conseillère en vous identifiant clairement.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de vos droits :
8.1 Droit de confirmation et d’accès
Vous avez à tout moment le droit d'obtenir de notre part la confirmation concernant le fait de savoir si des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées. Si tel est le cas, vous avez le droit d'obtenir de notre part des informations gratuites sur les données à caractère personnel vous concernant que nous avons enregistrées, ainsi qu'une copie de ces données.
8.2 Droit de rectification
Vous avez le droit d'exiger de nous que nous procédions sans délai à la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités de la collecte, vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris au moyen d’une déclaration complémentaire.
8.3 Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
Vous avez le droit de nous demander d'effacer immédiatement les données à caractère personnel vous concernant et nous sommes tenus d'effacer sans délai les données à caractère personnel lorsque des dispositions légales l'exigent.
8.4 Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement si l'une des conditions prévues à l'article 18 du RGPD est remplie.
8.5 Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de vous faire remettre ou de faire remettre à un tiers les données à caractère personnel vous concernant qui ont été collectées ou traitées. La mise à disposition se fait dans un format structuré, courant et lisible par machine. Si vous demandez la transmission directe des données à un autre responsable, cela ne se fera que dans la mesure où cela est techniquement faisable.
8.6 Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant, dans la mesure où nous fondons le traitement des données sur notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, première phrase, point f) du RGPD). Nous ne traiterons plus les données à caractère personnel, à moins que nous puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou que le traitement sert à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits en justice.
8.7 Décisions automatisées, y compris le profilage
Nous n'utilisons pas de processus de traitement automatisé pour prendre des décisions ou effectuer un profilage.
8.8 Droit de révoquer un consentement en matière de protection des données
Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de données à caractère personnel, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué sur la base de ce consentement jusqu'à son retrait.
8.9 Droit de recours auprès d'une autorité de surveillance
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre où se trouve votre lieu de résidence, votre lieu de travail ou le lieu de l'infraction présumée, si vous considérez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant est illicite.
L'autorité compétente pour nous est :
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit(Déléguée berlinoise à la protection des données et à la liberté d'information)
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
Entrée des visiteurs : Puttkamerstr. 16 - 18 (5e étage)
Tél. : 030 13889-0
Fax : 030 2155050
Adresse électronique :
9. Bases juridiques et durée de conservation
Nous traitons vos données pour les finalités décrites dans la présente politique de confidentialité sur le fondement des bases juridiques suivantes :
9.1 Avec votre consentement
Nous vous demandons votre consentement pour le traitement de vos données pour des finalités spécifiques et vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué sur la base de votre consentement jusqu'au retrait de celui-ci. Vous pouvez révoquer votre consentement en cliquant sur le lien dans le pied de page « Modifier les paramètres des cookies ».
9.2 En application d'une obligation légale
Nous traitons vos données dans la mesure où nous y sommes légalement tenus, article 6, paragraphe 1, première phrase, point b) du RGPD.
9.3 Pour des intérêts légitimes
- Nous traitons vos données dans la mesure où nous ou des tiers avons un intérêt légitime à le faire.
- Stockage des données à caractère personnel nécessaires à l'exécution du contrat de conseil qui résulte de l'utilisation et du consentement à nos services.
- Enregistrement de votre consentement dans le cadre de la bannière de cookie
- Mise en place de cookies de session et de cookies persistants
9.4 Durée de stockage
Sauf indication spécifique ou disposition légale contraire, nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies.
Ainsi, dans le cadre de votre consentement, nous conservons les données munies d'une signature électronique dans le système pendant sept jours. Ensuite, les documents signés et autres données sont conservés pendant les délais de conservation légaux. Nous supprimons les métadonnées enregistrées pour des raisons techniques au plus tard 30 jours après la création des données.